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Validität von Personendaten

Validität von Personendaten

Wie aktuell sind die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter?

Für viele personalwirtschaftliche Vorgänge (z.B. Korrespondenz, Schriftverkehr, Meldeverfahren, Vertragsänderungen, Nebenabreden) sind die Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter nötig. Eine mangelnde Aktualität der Mitarbeiterdaten führt zu unnötigen Verzögerungen und Aufwendungen. Dieses Whitepaper thematisiert die Verbesserung von Datenqualität, Prozessen und Transparenz.

Auf einen Blick

Die persönlichen Daten ihrer Mitarbeiter aktuell zu halten, ist für Personalabteilungen ein nicht zu unterschätzender Aufwand. Mit dem Datenänderungsantrag im Mitarbeiterportal MyIKE können Ihre Mitarbeiter die Personalabteilung informieren und Änderungen laufen mit einem Genehmigungsschritt automatisch in das Personalmanagementsystem Personal-Office ein.

Problemstellung

Wussten Sie, dass Menschen in Deutschland durchschnittlich 4,5 mal umziehen, am häufigsten dabei im Lebensalter von 20  bis 40? Wie oft Menschen ihre Bankverbindung, ihre E-Mailadresse oder ihre Mobilfunknummer ändern, darüber ist uns keine genaue Zahl bekannt. Man darf aber davon ausgehen, dass es – vor allem in der oben genannten Lebensaltersphase – zu einer mehrfachen Änderung der Kontaktdaten kommt.
Können Sie sich darauf verlassen, dass in Ihrem Personalmanagementsystem Personal-Office die aktuellen Kontaktdaten verwaltet werden? Trotz der Zuverlässigkeit ihrer Mitarbeiter ist nicht davon auszugehen, dass jeder Mitarbeiter für jede Änderung den Aufwand auf sich nimmt, eine E-Mail zu schreiben oder persönlich in der Personalabteilung zu erscheinen. Bei für den Mitarbeiter wesentlichen Änderungen wie z.B. ein anderes Gehaltskonto ist die Motivation bestimmt hoch, bei anderen Datenänderungen scheut er vermutlich den Aufwand.

Lösungsansatz

Die Lösung für Mitarbeiter und die Personalabteilung ist das Online-Portal MyIKE, in dem der Mitarbeiter neben seiner Dienst- und Urlaubsplanung auch seine persönlichen Daten sehen kann. Wenn der Mitarbeiter seine Daten dann nicht nur sieht, sondern bei Änderungen auch sofort in diesem Portal einen Änderungsvorschlag an seine Personalabteilung senden kann, lassen sich viele Wege verkürzen. Der Personalabteilung wird im System zeitgleich dieser Änderungswunsch vorgeschlagen und kann mit einem Klick übernommen werden. So unkompliziert ist die Aktualisierung personenbezogener Daten – einfach und direkt mit MyIKE.